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【無料フォーマット有】水商売あがりでも出世できた議事録のとり方を解説

サラリーマンの仕事術
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新人だから、議事録取るのが仕事だけど、上手に議事録をとれない・・・・

今まで議事録=メモ書きぐらいに思っていたけど、もう1回議事録の書き方を知りたい。

本記事はこういった悩みの方に向けて書いています。

僕は5年前、今の会社に入社した時は会議の度に議事録をとっていました。

最初の頃は、議事録を提出する度に上司に「わかりずらい」と怒られていました。

文章を書く事は小学校の読書感想文依頼の僕にとって、短時間で会議の内容を要約して文章に起こすという議事録は非常にハードルが高かったです。

しかし、議事録のコツや目的を把握して回数を重ねるうちに上司に褒められる回数が増えました。

継続は力なりです。

国語の成績は万年「2」だった僕でも上手に議事録をとれるようになったので、みなさんもこの記事を読んで議事録をマスターしましょう。

議事録をとる目的とは

目的意識が無く、ただ会議の内容をメモしているだけでは仕事ではなく作業になってしまいます。

仕事は目的を理解した上でアレンジしていく事が大事です。

会議に参加しなかった人でも内容が把握できる

会社は営業・経理・マーケティングなど部署が分かれていて分業制です。

そこで一番大事なの事は情報共有です。

しかし、体は一つしかないので、全ての会議に出席する事はできません。

その為に議事録があります。

議事録とは業務効率化の為にあると言っても良いでしょう。

上手に議事録がとれるようになると、会議の参加者は減り議事録を読んで決定事項を把握する事ができる人が増えれば、その分他の仕事に時間をかける事ができ組織全体の業務効率が上がります。

ただが議事録と思わずに会社の業務効率を上げるという認識で取り組む事が大事。

会議での決定事項の備忘録

会議を行う目的は物事を決める事です。

キャンペーンを実施する日付や、それに関わる予算だったり、各個人のやるべき事と様々な事を決めていきます。

会議では色んな意見が出るので、決まった事を議事録に残しておく事が重要です。

「この前の会議で決まった、スケジュールっていつまでだっけ?」とか

「この資料って誰がいつまでに作るんだっけ?」とか

あなたも経験した事があるんじゃないですか?

会議で議論して決定したが、議事録に残していないから仕事が宙ぶらりんになった経験を。

安心してください。僕も何度もあります。

会議を1時間やるのもお金がかかっている事を知りましょう。

月収30万円の人が4人集まって1時間の会議をする費用は7,500円です。

(月収30万で月160時間労働の1時間は1,875円、4人集まれば7,500円)

決定事項の備忘録を残さない会議ほど無意味なものはありません。

議事録に決定事項を残す事で有意義な会議を開きましょう。

※番外編 要約して文章を書く能力を身に付ける

新人の頃は議事録を任される事が多いでしょう。

上にも書いたように議事録の目的を理解して書く事は前提条件なのですが、自分のスキルアップにも役に立つという事を解説します。

議事録は、ドラマの台本のようにセリフをメモするだけではなく、議論した内容を要約して文章でまとめる力が必要になります。

これは他の仕事でも非常に役に立ちます。

メールの文章の構成や、稟議書を書くための文章など、仕事では要約して文章を書く事が非常に多いです。

仕事ができない人の特徴は、書いた文章を読んでも何が言いたいかわからない、文章を書くのが遅いなど国語力が低い事があげられます。

議事録を上手にとれるようになると、他の仕事のスキルアップにもなるので、議事録なんて面倒な仕事をやらされていると思うのでなく、スキルアップのチャンスと思って取り組む事が大事です。

議事録を上手にとる事でビジネススキルアップにつながる

議事録が上達する簡単テクニック

最初は発言全部をメモする

最初から会議の内容を要約して議事録をとる事ができる人は天才だと思います。

いきなり高度な事はできないので、まずは発言を全て漏らさずメモしましょう。

議事録をとる上で重要な事は発言を聞き漏らさない事です。

全部メモして、会議の後に自分で要約して議事録を作りましょう。

それが議事録上達の一番の近道です。

最初は上手に要約するより、発言を漏らさない事が重要。

5W2Hを意識して文章を書く

仕事で人に何かを伝える時に重要なのは5W2Hを意識する事です。

言葉で伝える時も、文章で伝える時も同じです。

これが上手にできる人というのがコミュニケーション能力が高いという事です。

誰とでもフレンドリーに接する事ができて、面白い話ができる事がコミュニケーション能力が高いというわけではありません。

自分の伝えたい事を、相手に伝える事ができるという事がコミュニケーション能力が高いという事です。

議事録も下記のように5W2Hを意識して文章を構成しましょう。

Who(誰が)
What(何を)
When(いつまでに)
Why(なぜ)
Where(どこで)
How(どのようにするのか)
How much(いくらで)

事前に構成を決めて準備しておく

議事録作成の際に重要な事は

口語は使わず文語体に統一する

ビジネスの場で口語を使った文章を使うと、一気に馬鹿そうに見えます・・・・

下記例を見てください。

内容は同じですが、パターンBの方が頭良さそうに見えますよね。

これは議事録に関わらずメールの文章でも使えるテクニックです。

口語で文章を書くのはやめましょう。

【パターンA】
「獲得目標は未達だったけど、翌月のA見込み案件が通常の倍とれたから動き方は悪くないと思う。」
【パターンB】
■獲得目標について
・今月の獲得目標10件に対して着地は8件で未達
・翌月のA見込みが昨月の倍の8件獲得
→動き方は問題無い為、来月も粛々と目標達成に向けて行動する

会議の最後に決定事項の確認をする

自分で書いた議事録の内容と他の参加者との認識がズレていると、議事録をとる意味がなくなってしまいます。

最初は自分の議事録に自信がないと思うので、必ず決定事項を確認しましょう。

会議で発言する事は緊張しますが、会議の参加者もあなたが決定事項を確認してくれる事で頭が整理されます。

非常に重要な役目なので議事録を任されたのであらば必ず確認をとりましょう。

 

すぐ使える議事録フォーマット

僕が普段から使っている議事録のフォーマットを添付したのでよかったら使ってみてください。

【無料】議事録フォーマット(word版)

まとめ

議事録は下っ端のやる仕事ではなく、非常に重要な仕事です。

議事録の意味、目的を理解して書く事で業務効率は飛躍的に向上します。

仕事は小さい事の積み重ねですし、小さい業務効率化が積みあがると大きな成果が出ます。

なので、議事録はただのメモだと思って仕事をする事はやめましょう。

そして、最初はなかなか上手に要約できないと思いますが、継続して数を重ねましょう。

議事録を上手にとれるようになったら、ビジネスマンとしてのスキルが飛躍的に上がっているはずです。

・目的も理解して議事録を書くと、組織の業務効率化につながる
・議事録を書く事でビジネスマンとしてのスキルアップにつながる
その他にも、水商売あがりの学歴のない僕でも出世ができた仕事術を記事にしています。
よかったら参考にしてみてください。

 

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